FP Academy · VIDEN
Sådan beregner du en budgetafvigelse i Excel
Beregn forskellen mellem budget og realiserede tal i kroner og procent, og lær hvorfor fortegnet skal forklares sammen med tallene.
En budgetafvigelse viser forskellen mellem en plan og det, der faktisk er sket. Du kan beregne den i kroner og ofte også i procent. Beregningen er enkel; vurderingen kræver, at du ved, hvad posten betyder.
Vælg en tydelig definition
I dette eksempel defineres afvigelsen som actual minus budget. Actual betyder de realiserede tal. Brug samme definition gennem hele rapporten, og skriv den tydeligt.
En fiktiv virksomhed budgetterer med en lønomkostning på 100.000 kr. Den realiserede lønomkostning er 110.000 kr. Afvigelsen er 110.000 kr. minus 100.000 kr. = 10.000 kr.
Beregn afvigelsen i kroner
Sæt budget i celle B2 og actual i celle C2. I D2 skriver du:
=C2-B2
Resultatet bliver 10.000. Formater cellen som et tal eller et beløb, så den er let at læse.
Beregn afvigelsen i procent
Procentafvigelsen beregnes i forhold til budgettet. I E2 skriver du:
=D2/B2
Formater E2 som procent. Resultatet bliver 10 %. Du skal ikke også gange med 100 i formlen, når cellen bruger Excels procentformat.
Hvis budgettet er nul, kan procentafvigelsen ikke beregnes med denne metode. En dansk Excel-formel, der markerer dette, er:
=HVIS(B2=0;"Ikke beregnelig";D2/B2)
Formlen undgår division med nul. Vurder afvigelsen i kroner og forklar situationen særskilt.
Fortegnet fortæller ikke hele historien
For en omkostning betyder en positiv afvigelse med denne definition, at omkostningen er højere end budgetteret. For en indtægt betyder en positiv afvigelse, at indtægten er højere end budgetteret.
En højere omkostning kan eksempelvis følge af en større aktivitet, der også har skabt flere indtægter. Derfor kan du ikke automatisk kalde en positiv afvigelse dårlig eller god.
Tilføj en kort forklaring
En brugbar forklaring forbinder beløbet med en årsag og en vurdering:
- Hvilken post afviger fra budgettet?
- Skyldes forskellen eksempelvis pris, aktivitet eller tidspunkt?
- Er årsagen dokumenteret, eller skal den undersøges?
- Har udviklingen betydning for resten af året?
På FP Academy trænes budgetafvigelser som en del af en enkel økonomiopfølgning i Excel. Målet er både at kunne beregne forskellen og forklare den i et sprog, en modtager kan bruge.
Tallene er fiktive, og formlerne bruger den afvigelsesdefinition, der er angivet ovenfor.